ขั้นตอน และวิธีการจ้างวิศวกรที่ปรึกษา

ขั้นตอนและวิธีการจ้างวิศวกรที่ปรึกษา

1. กระบวนการจ้างวิศวกรที่ปรึกษา 

โดยทั่วไป  การคัดเลือกและการจ้างวิศวกรที่ปรึกษา  มีขั้นตอนต่างๆ ดังต่อไปนี้

• การประเมินความจำเป็นในการจ้างวิศวกรที่ปรึกษา
• การกำหนดวิธีการคัดเลือกวิศวกรที่ปรึกษา
• การคัดเลือกวิศวกรที่ปรึกษาให้เหลือน้อยราย
• การเรียกข้อเสนอโครงการ
• การรับข้อเสนอโครงการ
• การพิจารณาข้อเสนอโครงการ
• การพิจารณาข้อเสนอด้านเทคนิค
• การพิจารณาข้อเสนอด้านการเงิน
• การเจรจาและคัดเลือก
• การเจรจาต่อรองสัญญา และลงนามในสัญญา
• การกำกับการดำเนินงานของวิศวกรที่ปรึกษา
• การบริหารสัญญา

2. การเตรียมการ 

ผู้ว่าจ้างต้องจัดทำเอกสารแสดงรายละเอียดของโครงการที่ชัดเจน และมีรายละเอียดเพียงพอที่วิศวกรที่ปรึกษาจะเข้าใจถึงงานที่จะให้ทำ ซึ่งควรมีรายละเอียดดังต่อไปนี้

• กำหนดขอบเขตของงานที่จะจ้าง
• ระบุเงื่อนไขของสัญญาให้ชัดเจนรวมทั้งรายละเอียดการจ่ายค่าจ้าง
• ระบุข้อมูลต่างๆ ซึ่งอาจมีผลต่อความเสี่ยงของโครงการ
• ระบุถึงความเสี่ยงต่างๆซึ่งเป็นที่ยอมรับของฝ่ายผู้ว่าจ้างและซึ่งเป็นที่ยอมรับของฝ่ายวิศวกรที่ปรึกษา
• ระบุข้อมูลสนับสนุนที่ต้องการให้วิศวกรที่ปรึกษาจัดหา
• ระบุชื่อบุคคลที่สามารถให้ข้อมูลเพิ่มเติมแก่วิศวกรที่ปรึกษาได้
• ระบุระยะเวลาที่มีอยู่ เพื่อให้วิศวกรที่ปรึกษาเตรียมการสำหรับการให้บริการ
• ระบุให้ชัดเจนว่าวิศวกรที่ปรึกษาต้องปฏิบัติตามมาตรฐานการปฏิบัติวิชาชีพใดบ้าง
• ให้เวลาแก่วิศวกรที่ปรึกษาในการพิจารณาตัดสินใจอย่างเพียงพอ
• ให้ความสนใจต่อสภาวะพิเศษที่สัญญาอาจต้องครอบคลุมถึง ซึ่งในสภาวะปกติไม่มีความจำเป็น
• ส่งเสริมและสนับสนุนให้วิศวกรที่ปรึกษาใช้ความคิดริเริ่มสร้างสรรค์
• ก่อนการคัดเลือกวิศวกรที่ปรึกษา  ต้องไม่บังคับให้วิศวกรที่ปรึกษาให้บริการทางวิชาชีพโดยไม่มีค่าบริการ
• ยินยอมให้วิศวกรที่ปรึกษาเสนอข้อเสนอทางเลือก (Alternative Proposal)

3. วิธีการจ้างวิศวกรที่ปรึกษา 

การจ้างวิศวกรที่ปรึกษาแบ่งเป็น 2 ประเภทหลัก ๆ คือ การจ้างที่ปรึกษาและการจ้างออกแบบและควบคุมงาน

3.1 การจ้างที่ปรึกษา มิวิธีการจ้าง 2 วิธี คือ วิธีตกลง และ คัดเลือก

(1) การว่าจ้างวิศวกรที่ปรึกษาโดยวิธีตกลง  คือการว่าจ้างตรง (Direct  Hiring) เจาะจงเฉพาะตัวบุคคลที่มีความรู้ความสามารถและประสบการณเหมาะสมกับภารกิจ  และเป็นบุคคลที่ผู้ว่าจ้างเคยทราบหรือเคยเห็นความสามารถและผลงานแล้ว  และเป็นผู้ให้บริการที่เชื่อถือได้  โดยทั่วไป  การว่าจ้างวิศวกรที่ปรึกษาโดยวิธีตกลง  ควรทำในกรณีต่อไปนี้

• ผู้เชี่ยวชาญในงานที่จะให้บริการตามที่ต้องการมีจำนวนจำกัด
• เป็นการว่าจ้างที่มีวงเงินไม่สูง
• เป็นการว่าจ้างที่ต้องกระทำโดยเร่งด่วนหรือเป็นงานต่อเนื่อง
• เป็นการว่าจ้างสถาบันวิชาการของรัฐ  หรือองค์กรวิศวกรที่ปรึกษาของรัฐ หรือองค์กรที่มีกฎหมายรับรอง

(2) การว่าจ้างวิศวกรที่ปรึกษาโดยวิธีคัดเลือก เป็นการคัดเลือกวิศวกรที่ปรึกษาที่มีคุณสมบัติและประสบการณ์เหมาะสมกับลักษณะงานของโครงการ  โดยผ่านที่ผู้ว่าจ้างมีรายชื่อวิศวกรที่ปรึกษาที่มีผลงานกับหน่วยงานนั้นๆ อยู่แล้วหรือใช้กระบวนการคัดเลือกให้มีรายชื่อน้อยรายโดยมีจำนวนไม่เกิน  6  ราย เพื่อจะเชิญชวนยื่นข้อเสนอทางด้านเทคนิคและทางด้านราคา

3.2 การจ้างออกแบบและควบคุมงาน มีวิธีการจ้าง 4 วิธี คือ วิธีตกลง วิธีคัดเลือก วิธีแบบจำกัดข้อกำหนด และ วิธีพิเศษ 

(1) วิธีตกลง ได้แก่ การจ้างออกแบบและควบคุมงานที่ผู้ว่าจ้างเลือกจ้างผู้ให้บริการรายหนึ่งรายใด ซึ่งเคยทราบหรือเคยเห็นความสามารถแล้ว ทั้งนี้ควรใช้กับโครงการก่อสร้างที่มีวงเงินงบประมาณไม่สูง

(2) วิธีการคัดเลือก ได้แก่ การจ้างออกแบบและควบคุมงาน โดยผู้ว่าจ้างประกาศเชิญชวน การว่าจ้าง และคณะกรรมการดำเนินการจ้างจะพิจารณาคัดเลือกผู้ให้บริการที่มีข้อกำหนดเหมาะสมที่สุด

(3) วิธีคัดเลือกแบบจำกัดข้อกำหนด ได้แก่ การว่าจ้างออกแบบและควบคุมงานที่ผู้ว่าจ้างประกาศเชิญชวนการว่าจ้าง และคณะกรรมการดำเนินการจ้างพิจารณาคัดเลือกผู้ให้บริการที่เป็นนิติบุคคล โดยคำนึงถึงฐานะทางนิติบุคคล คุณวุฒิ และประวัติการทำงาน จำนวนวิศวกรที่ประจำและไม่ประจำ หลักฐานแสดงผลงานที่เคยปฏิบัติมาแล้ว ตลอดจนแนวความคิด ในการออกแบบ

(4) วิธีพิเศษ การจ้างโดยวิธีพิเศษ มี 2 ลักษณะ คือ

• วิธีคัดเลือกจ้าง ได้แก่ การจ้างออกแบบและคุมงานในกรณีที่มีความจำเป็นเร่งด่วน
• การว่าจ้างโดยการประกวดแบบ ได้แก่ การว่าจ้างออกแบบอาคารที่มีลักษณะพิเศษ เป็นที่เชิดชูคุณค่าทางด้านศิลปกรรม หรือสถาปัตยกรรมของชาติ เช่น อนุสาวรีย์ รัฐสภา พิพิธภัณฑ์สถานแห่งชาติ โรงละครแห่งชาติ หรืองานออกแบบอาคารที่มีโครงสร้างขนาดใหญ่ เช่น สนามกีฬาแห่งชาติ สนามบิน เป็นต้น

4. การคัดเลือกวิศวกรที่ปรึกษาให้เหลือน้อยราย 

โดยทั่วไป การคัดเลือกวิศวกรที่ปรึกษาในขั้นต้นจะเป็นการคัดเลือกวิศวกรที่ปรึกษาจำนวนไม่ควรเกิน 6 ราย  ตามข้อ 10.3.1 (2) เพื่อเชิญให้ส่งข้อเสนอโครงการ  การที่เชิญวิศวกรที่ปรึกษาจำนวนจำกัดนั้นมีผลดีดังนี้ คือ

วิศวกรที่ปรึกษาต้องเสียค่าใช้จ่ายมากในการทำข้อเสนอ การพิจารณาข้อเสนอด้านเทคนิคต้องใช้เวลามาก หากมีวิศวกรที่ปรึกษาจำนวนมากเกินไปจะทำให้การพิจารณาขอเสนอด้านเทคนิคไม่ละเอียดรอบคอบเท่าที่ควรหลักเกณฑ์ที่ใช้ในการคัดเลือกวิศวกรที่ปรึกษาให้เหลือน้อยรายมีดังนี้ คือ

• ประสบการณ์และผลงานที่เกี่ยวข้องกับงานที่ต้องการจ้างวิศวกรที่ปรึกษา
• ความพร้อมในการดำเนินงาน เช่น บุคลากรและไม่ผูกพันกับโครงการอื่นในช่วงเวลาเดียวกัน
• ความเข้าใจในโครงการ ประเมินได้จากจดหมายแสดงความจำนงที่จะเข้ารับการพิจารณาคัดเลือกให้เหลือน้อยราย

5. การเรียกข้อเสนอโครงการ

ผู้ว่าจ้างจะเรียกข้อเสนอโครงการจากวิศวกรที่ปรึกษา ก็ต่อเมื่อมีความมั่นใจว่าจะสามารถดำเนินโครงการให้สำเร็จลุล่วงได้ และได้จัดเตรียมแหล่งเงินสำหรับจ่ายค่าจ้างวิศวกรที่ปรึกษาไว้แล้ว  โดยผู้ว่าจ้างอาจกำหนดให้ยื่นข้อเสนอด้านเทคนิคและข้อเสนอด้านราคาพร้อมกัน  โดยแยกเป็น 2 ซอง หรือยื่นข้อเสนอด้านเทคนิคเพียงซองเดียวก็ได้

5.1 การคัดเลือกวิศวกรที่ปรึกษาเพื่อเชิญให้ยื่นข้อเสนอโครงการผู้ว่าจ้างอาจคัดเลือกวิศวกรที่ปรึกษาให้เหลือน้อยรายเพื่อเชิญให้ยื่นข้อเสนอโครงการ โดย        ต้องกำหนดคุณสมบัติของวิศวกรที่ปรึกษาด้วยความเป็นธรรม

5.2 การเชิญวิศวกรที่ปรึกษาให้ยื่นข้อเสนอโครงการผู้ว่าจ้างต้องให้เวลาแก่วิศวกรที่ปรึกษามากพอที่วิศวกรที่ปรึกษาจะใช้ในการทำข้อเสนอโครงการในการนี้เอกสารเชิญชวนให้ยื่นข้อเสนอโครงการต้องประกอบด้วย

• ขอบเขตและรายละเอียดของงานที่ต้องการอย่างเพียงพอ
• สถานที่ วันและเวลา ที่จะรับเอกสารรายละเอียดโครงการ
• เวลา และสถานที่สำหรับยื่นข้อเสนอโครงการ
• งานที่ต้องการ  ต้องเป็นไปตามมาตรฐานการปฏิบัติวิชาชีพหรือไม่
• ชื่อ ที่อยู่ และเบอร์โทรศัพท์ของเจ้าหน้าที่ของฝ่ายผู้ว่าจ้างวิศวกรที่ปรึกษาจะติดต่อ    ได้

5.3  ขอบเขตและรายละเอียดของงาน (Term of Reference)

เป็นเอกสารที่กำหนดขอบเขตและรายละเอียดของงานที่ผู้ว่าจ้างต้องการให้วิศวกรที่ปรึกษาดำเนินการ รวมทั้งความรับผิดชอบอื่นๆ  โดยทั่วไปเอกสารข้อกำหนดขอบเขตงานควรมีรายละเอียดของงานดังต่อไปนี้

• บทนำ  ข้อมูลเกี่ยวกับโครงการ
• วัตถุประสงค์ของงานที่จะจ้าง และผลงานที่ต้องการจากวิศวกรที่ปรึกษา
• ข้อมูลเกี่ยวกับภารกิจของวิศวกรที่ปรึกษา
• ขอบเขตการดำเนินงาน
• ระยะเวลาการดำเนินงาน
• บุคลากรที่ต้องการ
• ระยะเวลาการส่งมอบผลงาน
• การกำกับการทำงานของวิศวกรที่ปรึกษา
• หน้าที่และความรับผิดชอบของผู้ว่าจ้าง
• หน้าที่และความรับผิดชอบของวิศวกรที่ปรึกษา

5.4 การสอบถามรายละเอียด

ผู้ว่าจ้างต้องไม่ให้ข้อมูลแก่วิศวกรที่ปรึกษารายใดรายหนึ่งเป็นการเฉพาะ โดยไม่ได้เปิดเผยข้อมูลนั้นแก่วิศวกรที่ปรึกษารายอื่น ผู้ว่าจ้างต้องไม่เปิดเผยข้อมูลในข้อเสนอโครงการของวิศวกรที่ปรึกษารายใดรายหนึ่ง แก่ที่ปรึกษารายอื่น

ผู้ว่าจ้างต้องแต่งตั้งบุคคลซึ่งมีความรู้ดีเกี่ยวกับงานที่ต้องการ เพื่อตอบคำถามของวิศวกรที่ปรึกษา คำถามทุกข้อให้จดบันทึกไว้พร้อมระบุวันเวลาที่ได้รับ

ซึ่งรวมถึงประเด็นปัญหาที่อภิปราย หากมีคำถามใดที่นำไปสู่การค้นพบความผิดพลาด ความคลุมเครือหรือความขัดแย้ง ของเอกสารรายละเอียดโครงการ ผู้ว่าจ้างต้องส่งคำถามดังกล่าวและคำชี้แจงให้วิศวกรที่ปรึกษาทุกรายทราบเป็นลายลักษณ์อักษร หากมีการจัดประชุมวิศวกรที่ปรึกษาเพื่อชี้แจงรายละเอียดโครงการ ต้องจดบันทึกการประชุม และแจกให้วิศวกรที่ปรึกษาทุกราย โดยให้ถือว่าบันทึกการประชุมนั้นเป็นส่วนหนึ่งของเอกสารขอบเขตและรายละเอียดโครงการ

5.5 การแก้ไขเพิ่มเติมเอกสารขอบเขตและรายละเอียดโครงการ

หากมีเหตุผลความจำเป็นที่จะต้องแก้ไขเอกสารขอบเขตและรายละเอียดโครงการ ผู้ว่าจ้างต้องจัดส่งข้อแก้ไขไปยังวิศวกรที่ปรึกษาทุกรายที่ได้รับเอกสารขอบเขตและรายละเอียดโครงการ โดยให้เวลาแก่วิศวกรที่ปรึกษาอย่างเพียงพอในการพิจารณาการแก้ไขให้ถูกต้อง ก่อนถึงวันครบกำหนดยื่นข้อเสนอโครงการ

หากสมควรอาจเลื่อนวันครบกำหนดยื่นข้อเสนอโครงการออกไปได้  โดยระบุในเอกสารขอบเขตและรายละเอียดโครงการ ต้องระบุให้ชัดเจนว่า ข้อแก้ไขทุกข้อให้ถือเป็นส่วนหนึ่งของเอกสารขอบเขตและรายละเอียดโครงการ 

วิศวกรที่ปรึกษาต้องยืนยันการได้รับเอกสารแก้ไขฯ เป็นลายลักษณ์อักษร และระบุในข้อเสนอโครงการ  และยืนยันว่าได้พิจารณาข้อแก้ไขในเอกสารขอบเขตและรายละเอียดโครงการแล้ว การเปลี่ยนแปลงแก้เล็กๆ น้อยๆ อาจต่อรองกันในขั้นตอนการเจรจาสัญญา

6. การรับข้อเสนอโครงการ

• ผู้ว่าจ้างต้องรักษาความลับในข้อเสนอโครงการของวิศวกรที่ปรึกษา และผู้ว่าจ้างต้องไม่ใช้ข้อมูลในข้อเสนอโครงการเพื่อประโยชน์ในการว่าจ้างงานให้คำปรึกษาครั้งต่อๆ ไป
• เอกสารรายละเอียดโครงการต้องระบุวิธีการยื่นข้อเสนอโครงการให้ชัดเจน พร้อมระบุวันครบกำหนดยื่นข้อเสนอโครงการ

 7. การพิจารณาข้อเสนอโครงการ

• ข้อเสนอโครงการของวิศวกรที่ปรึกษารายใดที่ไม่เป็นไปตามเอกสารขอบเขตและรายละเอียดโครงการ จะไม่ได้รับการพิจารณา
• ผู้ว่าจ้างจะยอมรับข้อเสนอโครงการของวิศวกรที่ปรึกษาเฉพาะราย ที่จะเป็นประโยชน์ต่อผู้ว่าจ้างมากที่สุด 
• ผู้ว่าจ้างอาจคัดทิ้งข้อเสนอโครงการของวิศวกรที่ปรึกษารายใดก็ได้ แต่ทั้งนี้ผู้ว่าจ้างต้องปฏิบัติด้วยความซื่อตรง 
• หากวิศวกรที่ปรึกษารายใดรายหนึ่งยื่นข้อเสนอที่เป็นทางเลือกอื่น ผู้ว่าจ้างจะต้องไม่ขอราคาของข้อเสนอที่เป็นทางเลือกอื่นนี้จากวิศวกรที่ปรึกษารายอื่นเพื่อการเปรียบเทียบราคา อีกทั้งจะต้องไม่ใช้ทางเลือกใหม่นี้ในการเรียกให้วิศวกรที่ปรึกษายื่นข้อเสนอโครงการใหม่ 
• หากผู้ว่าจ้างตกลงใจไม่รับข้อเสนอโครงการของวิศวกรที่ปรึกษาทุกราย และให้วิศวกรที่ปรึกษายื่นข้อเสนอโครงการใหม่  ผู้ว่าจ้างต้องแจ้งเหตุผลให้วิศวกรที่ปรึกษาที่ได้ยื่นข้อเสนอโครงการทุกรายทราบและเชิญให้ยื่นข้อเสนอโครงการใหม่  ผู้ว่าจ้างจะเพิ่มเติมรายชื่อของวิศวกรที่ปรึกษาที่เชิญให้ยื่นข้อเสนอโครงการใหม่ได้เฉพาะต่อเมื่อมีเหตุผลความจำเป็นที่เหมาะสมเท่านั้น

การประเมินข้อเสนอโครงการของวิศวกรที่ปรึกษาให้คำนึงถึงสิ่งต่อไปนี้

7.1  ต้องเป็นไปตามาตรฐานการปฏิบัติวิชาชีพ  และได้รับการรับรองในการประกอบวิชาชีพวิศวกรรมจากสภาวิศวกร

7.2  คุณค่าของการให้บริการที่เสนอ

7.3  ระยะเวลาการให้บริการ

7.4  ความพร้อมในด้านวิชาการ การจัดการ ฐานะทางนิติบุคคลและสถานะทางการเงิน

7.5  ผลงานที่เคยปฏิบัติ

7.6  วิธีการทำงานและแผนงาน

7.7  บุคลากร โดยที่ปัจจัยแต่ละข้อดังกล่าวอาจมีน้ำหนักหรือความสำคัญไม่เท่ากัน  ขึ้นอยู่กับผู้ว่าจ้างและโครงการที่จะดำเนินการ  ดังนั้นจึงควรใช้วิธีการพิจารณาซึ่งมีการคำนึงถึงน้ำหนักความสำคัญของแต่ละปัจจัยประกอบด้วย

8.  การพิจารณาข้อเสนอด้านเทคนิค  (Technical Proposal)

ข้อเสนอด้านเทคนิค  เป็นเอกสารพื้นฐานที่คณะกรรมการคัดเลือกวิศวกรที่ปรึกษาจะใช้ในการประเมินความเหมาะสมและความสามารถด้านเทคนิคของวิศวกรที่ปรึกษา โดยทั่วไปการให้คะแนนข้อเสนอด้านเทคนิคควรแบ่งเป็นหัวข้อต่างๆ ดังต่อไปนี้

8.1 ประสบการณ์และผลงานของวิศวกรที่ปรึกษา

8.2 วิธีการดำเนินงานและแผนการดำเนินงาน

• ความเข้าใจของวิศวกรที่ปรึกษาในงานตามขอบเขตและรายละเอียดโครงการ
• วิธีการดำเนินงาน (Approach and Methodology)
• ความละเอียดและความเหมาะสมของแผนการดำเนินงาน
• ปริมาณแรงงานของเจ้าหน้าที่ที่จะปฏิบัติงาน
• ความเหมาะสมในความต้องการสนับสนุนต่างๆ จากผู้ว่าจ้าง

8.3 คุณวุฒิและประสบการณ์ของบุคลากร

8.4 การถ่ายทอดความรู้ด้านเทคนิค (Technology Transfer) แก่บุคลากรของผู้ว่าจ้าง

8.5 การมีส่วนร่วมของผู้ว่าจ้างในคณะทำงาน

9. การพิจารณาข้อเสนอด้านการเงิน (Financial Proposal)

ข้อเสนอด้านการเงิน เป็นเอกสารประกอบที่คณะกรรมการคัดเลือกวิศวกรที่ปรึกษาจะใช้ในการประเมินการคัดเลือกวิศวกรที่ปรึกษา โดยให้เปิดซองข้อเสนอด้านการเงินของที่ปรึกษาที่มีข้อเสนอด้านเทคนิคที่ดีที่สุด และเจรจาต่อรองให้ได้ราคาที่เหมาะสม

10. การเจรจาและคัดเลือก

• การคัดเลือก ผู้ว่าจ้างจะต้องไม่ใช้ราคาเป็นเครื่องตัดสินในการคัดเลือกวิศวกรที่ปรึกษา  ผู้ว่าจ้างต้องเจรจาตกลงราคากับวิศวกรที่ปรึกษาที่มีข้อเสนอทางเทคนิคที่ดีที่สุดจนสุดความสามารถ ก่อนจะเจรจากับวิศวกรที่ปรึกษารายถัดไป
• ผู้ว่าจ้างต้องไม่ใช้ข้อมูลของวิศวกรที่ปรึกษารายใดในการเจรจาต่อรองกับวิศวกรที่ปรึกษารายอื่น
• หลังจากได้วิศวกรที่ปรึกษาแล้ว  ผู้ว่าจ้างต้องแจ้งเหตุผลให้วิศวกรที่ปรึกษาทุกรายทราบ และควรแจ้งเหตุผลที่ไม่ได้รับการคัดเลือกให้วิศวกรที่ปรึกษาที่ไม่ได้รับการคัดเลือกทราบด้วย